Portrait

Portrait : le secrétariat pédagogique, au centre de la vie du conservatoire.

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tous les mois, découvrez le portrait d’agents du conservatoire (personnel enseignant, administratif ou technique).

La série de portraits continue avec Sybille Costeja, Myriam Goasdoué, Stéphane Scanvion et Sylvie Leclanché qui assurent le secrétariat pédagogique pour les 2000 élèves et 90 enseignants du conservatoire.

Absente au moment du portrait, notre collègue Sylvie Leclanché fait partie intégrante de l’équipe.

Quelles sont vos missions générales ?


On assure le suivi administratif de la scolarité et le lien entre les professeurs, les élèves et les parents d’élèves. Il s’agit donc de gérer toute la vie scolaire de l’élève depuis sa pré-inscription jusqu’à sa sortie d’études. Vous savez, l’établissement accueille des petits dès 5 ans jusqu’au diplôme de fin d’études. Ça crée des liens et une ambiance familiale car on les voit grandir. On suit aussi les classes à horaires aménagés collège et lycée, les étudiants en licence arts et les adultes. On a un bel éventail de publics.

Nos missions sont très variées. Ça va du dossier d’admission, à la gestion des effectifs de classes, absences, envois des bulletins, facturation, transmission des infos relatives aux auditions, organisation administrative des examens et du séjour des jurys. On utilise un logiciel métier sur lequel il a fallu se former et qui évolue sans cesse. La dématérialisation a permis de faciliter notre travail et d’améliorer certaines démarches. Et on se forme régulièrement sur les autres outils bureautiques.

On accueille bien sûr physiquement les usagers, dans le respect des consignes sanitaires avec des horaires adaptés au couvre-feu. Habituellement, on participe aux temps forts tels que les portes ouvertes ou les rencontres parents-professeurs et on se relaie avec l’ensemble des agents de l’administration pour accueillir le public lors des spectacles organisés par le conservatoire. En souhaitant que ces moments importants d’échanges puissent être de nouveau organisés prochainement.

Comment fonctionne le pool secrétariat ?


Deux secrétaires pédagogiques sont en poste sur le site du Relecq-Kerhuon et les deux autres sur le site du château. L’anticipation est le mot d’ordre. On fonctionne sur un calendrier scolaire avec des pics d’activités et il faut toujours travailler avec un trimestre d’avance pour que l’année se déroule sans accroc : période d’inscription, de constitution des classes, de rentrée, de facturation, d’examens, il faut être prêtes bien en amont.

Si chacune a sa spécialité (sourires), la polyvalence devient essentielle pour répondre au mieux à l’usager et assurer la continuité de service. Aussi, tous les dossiers sont désormais mis en commun entre nous quatre.

Quel est votre parcours?

Sybille Costeja : j’ai été embauchée tout de suite après mon baccalauréat sur le site du Relecq-Kerhuon en 1988. À cette date, l’établissement actuel faisait partie du syndicat intercommunal de musique des Rives de l’Elorn (Simurel). En 2002, il a fusionné avec l’école nationale de musique, danse et théâtre de Brest. En 2008, les deux entités ont formé officiellement le conservatoire à rayonnement départemental de Brest métropole qui, depuis 2014, est classé à rayonnement régional. Si je n’ai pas bougé géographiquement, j’ai vu évoluer énormément les services et connu plusieurs directions.

Myriam Goasdoué : après une fac d’allemand, j’ai travaillé à la Maison de quartier de Kérinou (dit Ferme Jestin) avant de rejoindre le conservatoire en 2001. C’est Monsieur Arrii–Blachette, directeur à l’époque, qui m’a recrutée. Et j’ai connu comme Sybille plusieurs équipes, modes d’organisation et évolutions dans mes missions.

Stéphane Scanvion : après une capacité en droit et une inscription à l’IPAG pour préparer les concours administratifs, j’ai été recrutée à la mairie de quartier de Lambézellec avant d’arriver au conservatoire en 2003. Au départ missionnée principalement sur la facturation, j’ai développé au fur et à mesure des compétences sur le secrétariat pédagogique en me formant aux divers outils.

Qu’est-ce que vous aimez le plus dans votre travail ?


D’abord l’accueil et la variété des échanges que nous confèrent les différents publics, élèves, petits et grands, parents d’élèves, professeurs, et tous les autres établissements avec lesquels nous travaillons. Et puis, on a cette chance d’évoluer dans le domaine culturel, ça donne une vraie ouverture, c’est enrichissant, c’est gratifiant même. En ce moment, avec la situation sanitaire, c’est compliqué mais on a vraiment envie de faire en sorte que tout se passe au mieux pour nos élèves.

C’est la période des pré-inscriptions, Vous êtes dans les starting-blocks ?
Oui, on est prêtes et on espère avoir encore plein de nouveaux élèves l’année prochaine. On croise les doigts pour que tout se passe dans les meilleures conditions et on sera aux petits soins comme d’habitude.

> Pré-inscriptions en ligne du 8 mars au 10 juillet

Merci les filles !

Renseignements conservatoire / 02 98 00 89 99 / conservatoire-de-musique@brest-metropole.fr